Vermieter und Eigentümergemeinschaften merken relativ schnell, wie viel Zeit allein in die Verwaltung der Immobilie wandert. Neben dem Beruf und dem Privatleben ist der Zeitaufwand, der in der Freizeit betrieben werden muss, nicht zu unterschätzen.

Entscheiden Sie sich dafür diese Aufgabenbereiche in die fähigen Hände eines professionellen Immobilienverwalters zu legen, stellt sich schnell die Frage, wie diese Hausverwaltung zu finden ist. In diesem Ratgeber erfahren Sie alles rund um die Auswahl und welche Aufgabenbereiche zur Arbeit eines Hausverwalters oder Immobilienmanagers gehören.

Die Aufgaben der Hausverwaltung sind vielfältiger als auf den ersten Blick ersichtlich

Mit dem Kauf des Hauses oder der Wohnung ist es oft nicht getan – es muss zudem gut verwaltet werden. 

Der Beruf des Hausverwalters umfasst verschiedene Tätigkeitsbereiche, welche den Eigentümern nicht nur Zeit einsparen, sondern auch Interessenskonflikten vorbeugen können. Im Folgenden fassen wir die Aufgaben in drei Bereiche zusammen, die Ihnen zeigen, welche Verwaltungsaufgaben von den Hausverwaltern konkret ausgeübt werden.

Der kaufmännische Bereich macht einen Hauptteil der Arbeit als Verwalter aus

Einer der Hauptgründe eine Hausverwaltung finden zu möchten, steht oft mit der zeitaufwendigen Buchhaltung in Zusammenhang. Dieser kaufmännische Bereich kann komplett an den Hausverwalter abgegeben werden. Das betrifft die Zahlungseingänge der Miete und des Hausgeldes ebenso wie die Verwaltung der Kaution oder der Rücklagen für Instandhaltungsmaßnahmen. Fallen all diese Zahlungen an, muss der Verwalter mitunter vier verschiedene Konten verwalten. Für jedes dieser Konten benötigt der Verwalter zudem eine Kontovollmacht, um Zahlungen zu tätigen oder mit der Bank bei ungerechtfertigten Abbuchungen in Kontakt zu treten.

Ein weiteres Aufgabenfeld betrifft das Mahnwesen. Bemerkt der Verwalter einen verspäteten Zahlungseingang oder ein Ausbleiben der Zahlungen tritt dieser mit der betreffenden Partei in Kontakt und versucht eine Lösung zu erzielen. Innerhalb dieses Lösungsversuchs ist der Verwalter natürlich an die Vorgaben des Vermieters oder der Eigentümergemeinschaft gebunden.

Nicht vergessen werden darf bei den kaufmännischen Aufgaben die Erstellung der jährlichen Abrechnung an die Eigentümer oder der Nebenkostenabrechnung für die Mieter. Letztere muss innerhalb eines Jahres vollständig vorgelegt werden, sodass die Zuverlässigkeit in diesem Punkt eines der wichtigsten Auswahlkriterien, um eine professionelle Hausverwaltung zu finden, darstellt.

Der technische Bereich schließt Begehungen vor Ort und die Kontrolle von Handwerkern mit ein

In jeder Immobilie fallen immer wieder kleinere Schönheitskorrekturen oder auch größere Modernisierungsarbeiten an. Als Eigentümer dieser Immobilien können Sie sich wahrscheinlich schöneres vorstellen, als für die Kontrolle der beauftragten Arbeiten wertvolle Urlaubstage zu opfern. Ein professioneller Verwalter übernimmt nicht nur diese Tätigkeit, sondern kontaktiert auch die regionalen Handwerksbetriebe, um Angebote und Kostenvoranschläge einzuholen.

Zu den weiteren Aufgaben im technischen Bereich gehört auch die Begehung vor Ort.

Je nach Größe der Immobilie kann diese mehrfach pro Jahr oder in einer sehr großen Wohnanlage mit hunderten von Parteien auch wöchentlich zu den wiederkehrenden Aufgaben zählen. Der Verwalter erstellt bei diesen Begehungen eine Liste an Instandhaltungsmaßnahmen für den Eigentümer oder überprüft in dessen Auftrag, ob die Hausordnung eingehalten wird.

Zusätzlich angebotene Leistungen variieren je nach Anbieter

In den letzten Jahren ist es sehr viel einfacher einen Hausverwalter zu finden, der auch weitere Zusatzleistungen anbietet. Ganz oben auf dieser Liste zu finden sind Hausmeisterdienste. Für die Reparatur der Beleuchtung im Flur oder den Winterdienst auf dem Grundstück muss somit in Zukunft nicht mehr für jede Aufgabe ein unterschiedlicher Anbieter in Anspruch genommen werden. Ein weiterer wichtiger Punkt umfasst das Einsparpotenzial einer Immobilie. Dies betrifft die Möglichkeit Energie durch den Wechsel der Fenster oder die Dämmung der Hausfassade einzusparen ebenso wie die regelmäßige Überprüfung der vorhandenen Verträge nach günstigeren Anbietern. Sind Sie bereits seit langem mit der Höhe des Hausgeldes unzufrieden, bietet die Beauftragung eines Hausverwalters auch in diesem Punkt Hoffnung auf Besserung.

Die Verwaltungstätigkeiten sind für verschiedene Konstellationen verfügbar

Hinter der Berufsbezeichnung „Immobilienverwalter“ verbergen sich aktuell drei verschiedene Verwaltungsbereiche. Obwohl die Aufgaben vergleichbar sind, ist es doch wichtig deren Unterschiede an dieser Stelle einmal hervorzuheben.

Die WEG Verwaltung ist oft auch ein Vermittler zwischen den einzelnen Eigentümern

In WEG Eigentümergemeinschaften, die sowohl klassische Mehrfamilienhäuser umfassen können als auch Reihenhäuser ist es rechtlich verpflichtend einen Verwalter auszuwählen.

Diese wird entweder aus den Reihen der Eigentümer gewählt oder diese kann sich dazu entschließen einen professionellen Hausverwalter zu finden.

Letzteres bringt einige Vorteile mit sich. In vielen WEG Eigentümergemeinschaften ist es ein glücklicher Zufall auf eine Person zu treffen, welche die erforderlichen Kenntnisse mitbringt und diese Zeit investieren möchte. Zusätzlich wird von Nachbarn oft erwartet diese Tätigkeit umsonst auszuüben und allein die Frage nach Bezahlung, kann bereits einen Streit vom Zaun brechen. Zudem entstehen bei Entscheidungen oftmals Interessenskonflikte, wenn zum Beispiel größere Ausgaben von einem der Eigentümer nicht gebilligt wird.

Ein professioneller Hausverwalter mit langjähriger Erfahrung versteht es oftmals zwischen den Parteien zu vermitteln und eine gemeinsame Lösung zu erreichen. Ein weitere wichtige Aufgabe ist die Durchführung der Eigentümerversammlung sowie die Erstellung eines Wirtschaftsplans. Aus diesem geht hervor, welche Rücklagen aktuell gebildet wurden und wie diese im nächsten Jahr vermehrt oder auch zur Instandhaltung der Immobilien und des Grundstücks beitragen. Der Hausverwalter ist an die gültigen Beschlüsse der WEG Eigentümergemeinschaft gebunden und muss diese in der vorgegebenen Zeit umsetzen.

In der Mietverwaltung werden Kapitalanleger besonders stark entlastet

Immobilien als Kapitalanlage auszuwählen wird aufgrund der steigenden Mieten immer lukrativer. Das verführt die Anleger jedoch auch dazu nicht nur im eigenen Wohnort auf die Suche nach geeigneten Eigentumswohnungen und Häusern zu gehen. Als Eigentümer überbrücken Sie die Distanz am besten mit einem regionalen Hausverwalter, der vor Ort für Sie nach dem Rechten sieht und Ihnen die anfallenden Arbeiten abnimmt. Hierbei handelt es sich zum Beispiel um die Durchführung von Besichtigungen bei Neuvermietung oder die Erstellung des Übergabeprotokolls mit dem alten Mieter.

Zusätzlich kümmern sich die Hausverwalter auch um das Mahnwesen. Haben Sie bereits schlechte Erfahrungen mit Mietnomaden gesammelt oder Mieter, die chronisch verspätet die Miete bezahlen, hilft ein Verwalter nicht nur die Auswahl der Mieter professioneller zu gestalten, sondern auch zu signalisieren, dass eine verspätete Zahlung außerhalb von Notlagen nicht länger toleriert wird. Zudem erkennt der Verwalter auch die Möglichkeit die Kapitalanlage zum Beispiel durch den Ausbau von Wohnraum auf dem Dachboden oder im Keller noch lukrativer zu gestalten und gibt diese Vorschläge an den Eigentümer weiter.

Die Sondereigentumsverwaltung wird nicht selten parallel zur WEG Verwaltung beauftragt

Bewohnt ein Mitglied der WEG Eigentümergemeinschaft die Wohnung oder das Haus nicht selbst, stellt sich auch die Frage, ob eine eigene Verwaltung gewünscht ist oder diese Aufgabe an einen Menschen oder Firma mit dem notwendigen Know-how übergeben wird. Theoretisch ist es auch möglich sich für einen anderen Hausverwalter als den von der Eigentümergemeinschaft ausgewählten Verwalter zu beauftragen. Dieser kümmert sich um alle anfallenden Aufgaben und kann Sie auf Wunsch sogar auf der Eigentümerversammlung vertreten. Nicht selten bietet der WEG Verwalter für einen Vermieter vergünstigte Konditionen an, wodurch es sich bezahlt macht die Verwaltung auf einen Anbieter zu konzentrieren. Da die Kosten für den Verwalter nicht auf die Nebenkosten der Mieter umgelegt werden dürfte, ist dieser Schritt auch aufgrund dieser Basis eine Überlegung wert.

Der Umfang der Tätigkeiten der Hausverwaltung kann mit dem Anbieter individuell festgelegt werden

Die eigenen Rechte und Pflichten zu kennen ist für einen Hausverwalter ein unverzichtbarer Teil der eigenen Arbeit. Nicht jeder Immobilienbesitzer möchte alle zur Verfügung stehenden Leistungen beauftragen und zum Beispiel die Auswahl von Handwerkern oder Mietern weiter vollständig selbst entscheiden. Eine seriöse Hausverwaltung entscheidet daher niemals über den Kopf der Kunden hinweg, sondern setzt einen professionellen Vertrag auf, der alle Bereiche der Tätigkeit und deren Umfang exakt festsetzt und regelt. Je nachdem wie flexibel sich der Anbieter zeigt, ist es sogar möglich den Vertrag in Zukunft zu ergänzen bzw. Punkte zu streichen. Sind Sie zufrieden mit der Arbeit der Hausverwaltung, gibt Ihnen dieser Spielraum die Möglichkeit in Zukunft noch weitere Aufgabenbereiche an den Hausverwalter abzugeben. Das gibt Ihnen die Zeit sich um die wachsende Familie zu kümmern oder auch im Alter vermehrt zu reisen.

Die richtigen Hausverwalter zu finden hängt von mehreren Faktoren ab

Auch kaufmännische Verwaltungstätigkeiten gehören zu den Aufgabengebieten der Hausverwaltung. 

Selbst in einem größeren Unternehmen, welches das Management von Immobilien anbietet, verfügen Sie meist über einen Hausverwalter, der als Ihr fester Ansprechpartner fungiert. Erfahren Sie jetzt, welche Auswahlkriterien Ihnen helfen eine wirklich gute Hausverwaltung zu finden.

Die Ausbildung und Qualifikationen sollten dem Tätigkeitsfeld angemessen sein

Wie die Aufgaben innerhalb des kaufmännischen Bereichs dieses Berufes beweisen ist ein fachkundiges Handeln sehr wichtig, um allen Anforderungen gerecht zu werden. Eine kaufmännische Ausbildung oder ein Studium sind hierfür ebenso hilfreich als auch eine Ausbildung als Immobilienmakler. Zusätzlich bilden sich viele Verwalter aus eigenem Antrieb weiter, um zum Beispiel rechtliche Änderungen wie vom Gesetzgeber verlangt umzusetzen.

Mit den Referenzen und der Verbandsmitgliedschaft erhalten Sie einen fundierten Vergleich

Seriöse Anbieter haben kein Problem damit Referenzen zur Verfügung zu stellen oder die Mitgliedschaft in einem Verband von Immobilienverwaltern nachzuweisen. Beides sind wichtige Faktoren, um die Seriosität auch von anderer Stelle nochmals zu verifizieren.

Der Versicherungsschutz ist seit 2018 ein Muss für Immobilienverwalter

Seit dem 1. August 2018 sind Hausverwalter auch gesetzlich dazu verpflichtet eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung abzuschließen. Darüber sind Schäden versichert, die klar auf den Verwalter als Verursacher zurückgehen. Beim Vergleich mehrerer Angebote sollten Sie gezielt nach dieser Versicherung fragen und auch die vereinbarten Höchstsummen pro Schadensfall kennen.

Die Erreichbarkeit ist bei Notfällen ein unverzichtbarer Faktor

Sind Sie selbst nicht vor Ort oder im Notfall schwer erreichbar, fällt diese Aufgaben ebenfalls in den Zuständigkeitsbereich des Hausverwalters. Hierfür ist es sinnvoll, wenn dieser über eine Notfallnummer verfügt. Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch, ob es sich um einen regionalen oder überregionalen Anbieter handelt. Befindet sich dieser nicht in der Nähe, dauert die Anreise mitunter ebenso lang der von Ihnen zurückzulegende Weg.

Die Kosten der Hausverwaltung lassen sich auf unterschiedlichen Wegen berechnen

Eine professionelle Immobilienverwaltung zu beauftragen, zählt zu den Dienstleistung, für die auch Kosten erhoben werden. Im Wesentlichen werden zwei verschiedene Abrechnungsmethoden angeboten, über deren Details Sie jetzt mehr erfahren. Wichtig ist bei allen Anbietern eine transparente Abrechnung zu verlangen, damit es die einzelnen Posten der Rechnungen kein Rätselraten bei den Empfängern auslösen.

Pauschalen haben sich bei vielen Hausverwaltern seit Jahren bewährt

Eine von einem Großteil der Hausverwaltungen praktizierte Abrechnungsmethode ist die Pauschale pro Wohneinheit. Gemeint ist hierbei jede einzelne Wohneinheit, die im Sondereigentum steht. Die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums ist in diesem Fixbetrag bereits enthalten und wird nicht extra abgerechnet. Zusätzliche Kosten entstehen dagegen häufig für Mehraufwand, wie zum Beispiel die erhöhte Präsenz während umfangreicher Baumaßnahmen. Diese sollten auf den Rechnungen einzeln aufgeführt werden, damit jeder Punkt mit wenig Aufwand geprüft werden kann.

Ein prozentualer Betrag von der Kaltmiete ist eine weitere Art der Kostenabrechnung

Eine weitere Möglichkeit ist die Abrechnung eines festen Prozentsatzes von der Kaltmiete. Dies gilt ebenfalls pro Wohneinheit. Für diese Abrechnungsmethode werden durchschnittlich 5 % der Kaltmiete verlangt. Hier können Sie selbst ausrechnen, welche Methode für Sie wirtschaftlich der bessere Weg ist. Bei der Höhe der Kosten spielen auch die beauftragen Leistungen eine wichtige Rolle, sodass Sie bei einem geringeren Maß an benötigter Hilfe nicht die maximale Pauschale entrichten sollten.

Die Kündigung des Hausverwalters muss innerhalb des rechtlichen Rahmens liegen

Sind Sie mit der Arbeit des Verwalters nicht zufrieden oder möchten die Verwaltung wieder selbst übernehmen gibt es einige Punkte zu beachten, damit die Kündigung wirksam wird. Hier einige Tipps für die Kündigung der Dienstleistung.

Die Kündigung zum Ende der Laufzeit ist immer möglich

In WEG Eigentümergemeinschaften ist die Rolle des Verwalters zeitlich begrenzt und darf nicht länger als fünf Jahre andauern. Dies gilt auch für professionelle Anbieter. Natürlich können Sie auch kürzere Fristen vereinbaren, die innerhalb dieses Zeitraums liegen. Einige Hausverwaltungen vereinbaren in Ihren Verträgen den Verzicht auf die Kündigung während der Laufzeit. Diese Verträge machen es mitunter sehr schwer die Tätigkeit zu beenden. Ferner sollten Sie darauf achten, dass sich der Vertrag nicht automatisch verlängert. Wünschen Sie sich einen Wechsel reicht es somit nicht immer aus den Vertrag nur ablaufen zu lassen.

Die Abberufung durch die Eigentümer ist für Ausnahmesituationen reserviert

Es kann immer wieder mal zu Gründen kommen, aus denen ein Verwalter nach einstimmigen Beschluss von der Eigentümerversammlung abberufen wird. Neben schwerer Verfehlungen gehören hierzu auch traurige Anlässe wie eine schwere Krankheit oder der Tod des Verwalters. Für die Abberufung ist es wichtig, dass beschlossen wird auch den Vertrag zu kündigen, da ansonsten mitunter die Leistung wegfällt und die Kosten in der Theorie weiter anfallen.

Der fristlosen Sonderkündigung müssen nachweisbare Verfehlungen vorangegangen sein

Haben Sie klare Beweise dafür, dass der Verwalter seinen Aufgaben wiederholt nicht nachkommt oder sich heimlich von den Konten bedient, rechtfertigt dies eine fristlose Kündigung des Vertrags, unabhängig von der vereinbarten Restlaufzeit. Der Verwalter geht gegen diese Kündigung mitunter juristisch vor, sodass Sie die Kündigung nicht nur auf Vermutungen oder Gerüchte stützen sollten.

Der Wechsel des Hausverwalters muss auch organisatorisch sehr gut geplant sein

Nicht jeder Wechsel der Hausverwaltung geschieht plötzlich oder auch aufgrund eines Vertrauensverlustes. Manchmal gehen Verwalter auch nur in den Ruhestand und helfen gerne dabei mit, die Unterlagen an den Nachfolger zu übergeben. Hierzu gehören alle wichtigen Rechnungen, Bankunterlagen und alle weiteren Dokumente, die der neue Verwalter für seine Arbeit benötigt. Wichtig ist zudem die alten Vollmachten zu widerrufen und neue zu erteilen, damit der Wechsel nicht zu Mahngebühren oder anderen negativen Folgen führt.

Fazit

Eine Hausverwaltung zu finden gestaltet sich leicht, sobald die Vermieter und Eigentümergemeinschaften ausreichend Zeit für einen Vergleich der Anbieter haben. Wann immer möglich empfiehlt es sich auch persönliche Gespräche mit den Anbietern zu führen, um bei Treffen oder am Telefon zu überprüfen, ob eine gute Zusammenarbeit in Zukunft möglich erscheint. Zusätzlich zur Überprüfung der Qualifikationen und Referenzen gelingt es deutlich schneller einen gemeinsamen Favoriten zu finden und mit den ausgewählten Aufgaben zu beauftragen.

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