Einen Verwalter zu bestimmen und ab diesem Zeitpunkt die gesamte Verantwortung und Entscheidungsgewalt in dessen Hände zu legen, entspricht nicht den Grundsätzen einer WEG Eigentümergemeinschaft.
Schließlich wäre es für viele Eigentümer schlicht unakzeptabel nach Hause zu kommen und plötzlich die eigene Garage vermietet oder auch Werbeplakate an der Hauswand vorzufinden. Um das eigene Mitbestimmungsrecht auszuüben, findet die Eigentümerversammlung statt. Diese trägt dazu bei Entscheidungen gemeinsam zu treffen und rechtsgültige Beschlüsse zu treffen. Erfahren Sie jetzt mehr zum Erfordernis der Versammlung und warum Sie Zeit für dieses Treffen der Eigentümer finden sollten.
Was ist eine Eigentümerversammlung und wer darf daran teilnehmen?
Ein Unterschied der Versammlung im Gegensatz zu einem nicht regulären Treffen der Eigentümer ist der nicht öffentliche Charakter der Veranstaltung. Teilnehmen dürfen Sie daher nur, wenn Sie als Eigentümer im Grundbuch stehen. Haben Sie gerade erst eine Immobilie im Sondereigentum erworben, ist der Eintrag in das Grundbuch vielleicht noch nicht erfolgt. In der Theorie dürften Sie also nicht an der Versammlung teilnehmen. In der Praxis haben die Eigentümer jedoch das Recht auch Gästen per einstimmigem Beschluss die Teilnahme zu erlauben. Stehen wichtige Entscheidungen zu Reparaturen und Instandhaltungen an, ist es auch für den Hausfrieden günstiger neue Eigentümer nicht von diesen Beschlüssen auszuschließen. Sollte es dennoch zu Schwierigkeiten kommen, können Sie auch dem alten Eigentümer Ihre Entscheidungen zu den anstehenden Tagesordnungspunkten mitteilen und diesen in Ihrem Sinn abstimmen lassen.
Die Einladung und Durchführung sind ganz dem Hausverwalter vorbehalten
Die Versammlung muss nicht von den Eigentümern selbst organisiert werden. Verantwortlich dafür ist der gewählte Verwalter. Dieser Tätigkeit kann ein Mitglied der Eigentümergemeinschaft ebenso nachgehen als auch eine professionelle Hausverwaltung. Der erste Schritt besteht in der Festsetzung eines Termins in einer Örtlichkeit, die sich in der Nähe des Objekts befindet. Der Versammlungsort sollte dabei nicht den Charakter eines Stammtisches haben, sondern in einem separaten Raum stattfinden, damit sich die Anwesenden etwa in einem Restaurant nicht davor scheuen auch einmal mit mehr Leidenschaft den eigenen Standpunkt zu vertreten.
Die Einladungen erreichen die Eigentümer per Brief oder E-Mail. Ab dem Zeitpunkt des Eintreffens der Einladungen sollte bis zum eigentlichen Termin eine Frist von mindestens zwei Wochen liegen.
Dadurch ist gewährleistet, dass Sie die Zeit haben sich den Termin freizuhalten oder auch bereits getroffene Pläne zu verschieben.
Langjährige Hausverwaltungen legen die Termine zudem bevorzugt auf den gleichen Zeitpunkt, wie zum Beispiel den zweiten Samstag im Januar, um sicherzustellen, dass möglichst viele Eigentümer sich diesen Termin freihalten.
Die reguläre Versammlung der Eigentümergemeinschaft findet mindestens einmal pro Jahr statt
Ohne unvorhergesehene Ereignisse oder andere wichtigen Gründe, welche erneute Beschlüsse der Eigentümer erforderlich machen, findet die Eigentümerversammlung einmal pro Jahr statt. Typischerweise ist dies zu Beginn des alten oder Anfang des neuen Jahres, um den Wirtschaftsplan zu erhalten und wichtige Beschlüsse für die kommenden zwölf Monate zu fassen. Die Zeit, die für das Ausüben des Stimmrechts benötigt wird, beschränkt sich daher auf wenige Stunden im Jahr und nimmt somit einen sehr überschaubaren Anteil der eigenen Freizeit in Beschlag.
Außerordentliche Versammlungen können bei entsprechenden Vorkommnissen ebenfalls einberufen werden
Zu den Gründen, die eine zweite Versammlung im Laufe des Jahres erforderlich machen können, gehören leider auch viele unvorhergesehene Ereignisse. Hat ein Wasserrohrbruch oder ein Feuer die Immobilie beschädigt ist die Versammlung das beste Mittel alle Eigentümer zu informieren und das weitere Handeln abzustimmen. Das Gleiche gilt auch für säumige Eigentümer, die aufgrund einer Insolvenz oder anderer finanzieller Probleme das Hausgeld nicht mehr bezahlen. Hier zahlt es sich aus vor dem Weg zum Anwalt zuerst untereinander abzustimmen, welches Vorgehen wirklich bei allen Parteien auf Zustimmung stößt.
Für die Vorbereitung zur Versammlung ist es wichtig sich einen Überblick zu verschaffen
Jeder kennt das Gefühl, bei einem wichtigen Termin etwas ansprechen zu möchten und dennoch nicht daran zu denken. In der Vorbereitung auf eine kommende Versammlung der Eigentümer sollten Sie sich daher etwas Zeit nehmen, um sich Notizen für dieses Treffen zu machen. Hier können Sie einzelne Fragen zu den Tagesordnungspunkten ebenso festhalten als auch konkrete Anliegen wie zum Beispiel wiederholt auftretende Jahresabrechnungen mit Rechenfehlern zu Ihren Ungunsten. Speziell bei Themen, die ein höheres Konfliktpotenzial besitzen ist es ratsam die entsprechenden Beweise vorzulegen, damit Ihr Anliegen die Chance auf Klärung erhält. Haben Sie zusätzliche Tagesordnungspunkte, die Sie gerne mit aufnehmen möchten, ist es empfehlenswert diese kurz zuvor dem Verwalter mitzuteilen, damit die Planung entsprechend ergänzt werden kann.
Wer verhindert ist, kann über eine Vollmacht sein Stimmrecht dennoch nutzen
Krankheiten, familiäre Notfälle oder Verpflichtungen am Arbeitsplatz können Ihr persönliches Erscheinen an der Eigentümerversammlung verhindern. Damit Sie Ihr Stimmrecht dennoch ausüben, ist es innerhalb des rechtlichen Rahmens erlaubt eine Vollmacht auszustellen. Diese können Sie Ihrem Ehe- oder Lebenspartner ebenso wie einem Familienmitglied erteilen. Weiterhin ist es auch möglich die Vollmacht für den Verwalter oder einen der anderen Eigentümer auszustellen und diese genau zu informieren, wie Sie zu den einzelnen Tagesordnungspunkten abstimmen möchten. Mit der Auswahl des Bevollmächtigten sollten Sie daher ganz sicher sein, dass die betreffende Person auch wirklich in Ihrem Interesse handelt.
Die Versammlung folgt immer einem festen Ablauf
Die Eigentümerversammlung umfasst einen festen Rahmen, der in jedem Jahr wiederkehrende Abläufe enthält. Daher folgen an dieser Stelle einige nähere Informationen zum formellen Ablauf der Versammlung der WEG Eigentümergemeinschaft.
Die allgemeinen Formalitäten bestätigen den formellen Charakter der Veranstaltung
Der Verwalter fungiert sowohl als Gastgeber als auch Leitung der Versammlung und übernimmt daher die Begrüßung sowie die Sichtung der vorgelegten Vollmachten der nicht anwesenden Eigentümer. Zu den ersten Schritten gehört auch das Feststellen der Anwesenheit von Gästen. Die Eigentümer müssen einstimmig zustimmen, ansonsten müssen zum Beispiel Begleitpersonen den Raum verlassen. Ausnahmen können für Personen bestehen, die über einen gesetzlichen Betreuer verfügen und somit nicht in der Lage sind eine Meinung zu den Tagesordnungspunkten zu bilden.
Die Beschlussfähigkeit der Anwesenden muss gewährleistet sein
Die Versammlung der Eigentümer kann schneller als geplant beendet werden, sobald nicht die erforderliche Beschlussfähigkeit der anwesenden oder vertretenen Eigentümer erreicht wird. Die Versammlung kann in die nächste Phase gehen, sofern mehr als 50 % der Miteigentumsanteile an der Versammlung teilnehmen.
Die Tagesordnungspunkte und Abstimmungen bilden den Hauptteil der Versammlung
Umgangssprachlich ans Eingemachte geht es mit dem Beginn der Tagesordnungspunkte und der dementsprechenden Abstimmungen. Jetzt kommen alle Punkte zur Sprache, die entweder dem Hausverwalter oder den Eigentümern ein wichtiges Anliegen sind. Damit die Versammlung nicht zu einem Gewirr von Stimmen und unterschiedlichen Meinungen wird das Wort immer vom Hausverwalter erteilt. Sind Sie eher zurückhaltend, haben Sie dennoch die Gelegenheit Ihrer Meinung Gehör zu verschaffen.
Zu der Versammlung wird ein Protokoll erstellt und unterzeichnet.
Dieses bildet die Grundlage für das Versammlungsprotokoll, welches allen Eigentümern noch einmal zugestellt wird, um die Beschlüsse noch einmal schriftlich in den Händen zu halten.
Weitere Informationen rund um das Zusammentreffen der Eigentümer
Bis sich eine gewisse Routine in dem Besuch der Eigentümerversammlung eingespielt hat, können bei neuen Eigentümern durchaus ein paar Jahre vergehen. Mit den folgenden Informationen finden Sie sich schneller mit der neuen Rolle zurecht und können sich noch aktiver an den Diskussionen und Beschlüssen beteiligen.
Das Stimmrecht kann durch verschiedene Abstimmungsmethoden anders gewichtet sein
Als Eigentümer eine Stimme während der Versammlung aller Eigentümern zu besitzen, dürften vielen Immobilienbesitzern in einer WEG Eigentümergemeinschaft inzwischen bekannt sein. Dennoch entstehen leicht Missverständnisse, die während der Treffen nicht selten für Diskussionsbedarf führen. Dies beginnt bereits, wenn eine Wohneinheit mehreren Eigentümern gehört. Diese müssen sich entsprechend verständigen, da nur eine Stimme zählt. Wie viele Stimmen vorhanden sind, regelt die Teilungserklärung, die zum Sondereigentum im Grundbuch verzeichnet ist. Je nach Abstimmungsrecht ist die eigene Stimme während der Abstimmung zudem anders gewichtet. Daher hier einige verschiedene Abstimmungsprinzipien:
Wird nach dem Kopfprinzip abgestimmt, zählt jede Stimme gleich. Das gilt für den Inhaber einer 45 m² Singlewohnung ebenso wie für eine 100 m² Maisonettewohnung oder auch ein Ladengeschäft innerhalb der Immobilie.
Das Wertprinzip stützt sich auf den Anteil der vorhandenen Miteigentumsanteile. Dies bedeutet, dass ein Eigentümer, der vielleicht alleine bereits über 50 % der Anteile besitzt bei einer einfachen Mehrheit auch alleine Entscheidungen für die ganz Gruppe treffen kann. Damit sich hier keine Hierarchien unter den Eigentümern bilden ist es möglich festzulegen Entscheidungen über größere Ausgaben nur mit absoluter Mehrheit zu treffen.
Ein drittes Prinzip wird Realprinzip genannt. Bei diesem wird pro Wohneinheit, die im Sondereigentum steht eine Stimme verteilt. Befinden sich in einem Haus zwölf Wohnungen und acht gehören einem Eigentümer ist leicht ersichtlich, dass auch hier mitunter Überzeugungsarbeit geleistet werden muss, um diese Person bei Entscheidungen mit ins Boot zu holen.
Abstimmungen erfolgen größtenteils per Handzeichen und nicht geheim
Die Abstimmungen sind nicht mit einer politischen Wahl zu vergleichen. Anstatt geheim voneinander abzustimmen, wird auf der Eigentümerversammlung die Zustimmung oder Ablehnung einfach per Handzeichen signalisiert. Stehen ein dutzend oder mehr Tagesordnungspunkte zur Diskussion stellt diese schnelle Abstimmung sicher, dass Sie Ihren Tag noch mit anderen Aktivitäten außerhalb der Versammlung füllen können. Sind Sie sich zu einem Punkt noch nicht endgültig sicher, welcher Meinung Sie vertreten ist auch die Enthaltung der Stimme eine gültige Option.
Eigentümer mit ausstehenden Forderungen können Ihr Stimmrecht einbüßen
Das Stimmrecht nicht mehr aktiv wahrnehmen zu können ist nicht nur aufgrund der Einsetzung eines gesetzlichen Betreuers möglich. Sind Eigentümer der Gemeinschaft bereits seit mehreren Monaten die Zahlung des Hausgeldes und der Instandhaltungsrücklage schuldig, kann dies ein Entzug der Stimme zur Folge haben. Dieses dient auch des Schutzes der Eigentümergemeinschaft. Verfügt ein säumiger Eigentümer über die absolute Mehrheit der Stimmen, wäre es ohne diese Maßnahme quasi unmöglich gemeinsame Beschlüsse zum weiteren Vorgehen wie zum Beispiel der Erhebung einer Klage zu fassen. Es ist daher immer empfehlenswert selbst auf den Verwalter und die anderen Eigentümer zuzugehen und eine Ratenzahlung zu vereinbaren, anstatt von diesem wichtigen Entscheidungsprozess ausgeschlossen zu werden.
Ohne rechtsgültige Mehrheit muss eine zweite Versammlung einberufen werden
Es gibt Themen, über die sich die WEG Eigentümergemeinschaft trotz längerer Diskussionen einfach nicht einig wird. Kommt keine Mehrheit zustande, muss eine zweite Versammlung einberufen werden. Der Termin zu dieser wird meist bereits in der ersten Einladung mitgeteilt. Erhalten alle Beschlüsse die erforderliche Mehrheit wird der zweite Termin natürlich unnötig und somit abgesagt. Die Pause kann jedoch auch dazu beitragen noch einmal über alle Beiträge nachzudenken und zu einer anderen Entscheidung zu kommen. Zudem gewährt der zeitliche Abstand die Möglichkeit neue Belege zusammenzutragen, um bei der nächsten Versammlung besser vorbereitet zu sein.
Unser Knigge für eine sachlich geführte Eigentümerversammlung
Zu einer Eigentümergemeinschaft zählen nur selten ausschließlich Kapitalanleger, die Ihre Entscheidungen rein von wirtschaftlichen Aspekten abhängig machen. Vielfach gehören zu diesem Personenkreis auch Nachbarn, mit denen Sie nach der Versammlung bestimmt noch weiterhin friedlich zusammenleben möchten. Damit dies gelingt, ist es sehr wichtig eine Gesprächskultur zu wahren, die auch bei hitzig diskutierten Themen nicht in Brüllen ausartet. Versuchen Sie sachlich und ehrlich zu bleiben. Haben Sie durch die Finanzierung oder größere private Ausgaben aktuell nicht die Möglichkeit eine größere Sonderumlage für luxuriöse Sonderwünsche aufzubringen, ist es ratsam dies genauso zu formulieren. Wahrscheinlich geht es anderen Eigentümern ähnlich und Sie stoßen mit dieser Taktik auf mehr Verständnis als zunächst vermutet. Sollten Sie sich auf der anderen Seite befinden, ist es ebenfalls wichtig anderen Eigentümern entgegenzukommen, die vielleicht gerade nicht in der Lage sind alle nicht zwingend erforderlichen Ausgaben mitzutragen.
Die Hausverwaltung ist an die gefassten Beschlüsse gebunden
Unabhängig, von allen erteilten Kompetenzen, die einem Verwalter erteilt wurden, ist dieser rechtlich dazu angehalten sich nur im Rahmen der gefassten Beschlüsse zu bewegen. Ärgern Sie sich daher nicht nur darüber, dass zum Beispiel Reparaturen anderes ausgeführt wurden als es dem Abstimmungsergebnis entsprochen hat, sondern bringen Sie dies deutlich zur Sprache. Fehlt der Hausverwaltung in diesem Bereich die erforderliche Ehrlichkeit, um im Sinne der Eigentümergemeinschaft zu handeln, kann sogar vor Ablauf der Vertragslaufzeit eine Kündigung rechtswirksam werden.
Fazit
Die Eigentümerversammlung ist eines der wichtigsten Instrumente, um gemeinsam Entscheidungen zu treffen und den Wert der eigenen Immobilie zu erhalten. Hier geht es wie auf Familienfeiern nicht immer harmonisch zu. Der Versammlung fernzubleiben ist dennoch keine Option, da dadurch auch Ihre Stimme ungenutzt bleibt. Je aktiver Sie sich hier engagieren, umso weniger schnell passiert es Ihnen von Entscheidungen einfach überrascht zu werden. Halten Sie daher bei der nächsten Einladung den Rotstift bereit, um diesen Termin deutlich sichtbar im Kalender zu notieren.