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Hausverwaltung - Ratgeber

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Vermieter oder Mitglieder einer Eigentümergemeinschaft wissen aus eigener Erfahrung am besten, wie viele Aufgaben und Tätigkeiten mit der Verwaltung von Immobilien verbunden sind. Geht dadurch ein wichtiger Teil der Freizeit verloren, ist es an der Zeit über die Beauftragung einer Hausverwaltung nachzudenken. Diese übernehmen entweder alle Aufgabenbereiche der Verwaltung oder vom Eigentümer ausgewählte Teilbereiche. In diesem Ratgeber stellen wir Ihnen den Beruf des Hausverwalters näher vor und zeigen Ihnen, welche Arbeitsaufgaben bei einem erfahrenen Verwalter in guten Händen liegen.

Die Aufgaben der Hausverwaltung

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Die Tätigkeitsfelder und Serviceangebote einer modernen Hausverwaltung umfassen von der Begleichung von Rechnungen bis zur Übergabe der Wohnung an neue Mieter alle Teilgebiete, die mit der Verwaltung, der Pflege und den Finanzen einer Immobilie in Verbindung stehen. In Fachkreisen wird daher auch gerne der Begriff „Immobilienmanagement“ gebraucht, um noch stärker zu verdeutlichen, dass die Arbeit eines Hausverwalters und eines Hausmeisters nur in ganz wenigen Bereiche Übereinstimmungen erzielen. Nachfolgend erfahren Sie mehr über die täglichen Arbeitsaufgaben, denen ein Verwalter gewachsen sein muss.

Geldeingänge kontrollieren und Zahlungserinnerungen verschicken

In großen Wohneinlagen mit dutzenden von Mietern oder Eigentümern ist es für einen ungelernten Verwalter, der aus den eigenen Reihen der Eigentümer stammt mitunter sehr schwer einen Überblick über alle eingehenden Zahlungen zu behalten. Hierzu können Mietzahlungen ebenso wie die Überweisung des Hausgelds gehören. Professionelle Hausverwalter erkennen dank einer sehr exakten Buchhaltung sehr genau, welche Zahlungen überfällig sind und auch ob die Zahlungen in der passenden Höhe vorgenommen wurde. Speziell bei Mietobjekten kommt es immer wieder vor das die Kaution ebenfalls auf das Konto für die Miete gelangt. Der Verwalter kann den überschüssigen Betrag auf das richtige Konto überweisen, damit dieser nach dem Ende des Mietverhältnisses nicht als verschollen gilt. Die Befugnisse umfasst bei vielen Kunden auch das Mahnwesen. In einer Eigentümergemeinschaft muss somit nicht sofort jeder Nachbar erfahren, welches Mitglied über einen finanziellen Engpass verfügt. Mit Ratenzahlungen und Aufschüben gelingt es den Verwaltern vielfach den Eigentümern den Rechtsweg zu ersparen.

Zahlungen an Stromanbieter, Versicherungen und Co veranlassen

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Von den Geldeingängen bezahlt die Hausverwaltung alle wiederkehrenden Kosten für den Allgemeinstrom, die Abfallkosten, Gebäudeversicherung sowie die Grundsteuer. Hier wird darauf geachtet, dass alle Rechnungen pünktlich bezahlt sowie die Abbuchungen zum richtigen Zeitpunkt und in der zu erwartenden Höhe vorgenommen werden. Bei Unregelmäßigkeiten forscht der Verwalter nach, warum Zahlungen scheinbar nicht angekommen sind oder ein unerwartet hoher Betrag abgebucht wurde. Der Verwalter informiert die Eigentümer ebenfalls darüber, wenn das Konto aufgrund ausbleibender Zahlungen nicht mehr über ausreichend Deckung für alle zu begleichenden Kosten verfügt. Damit der Verwalter nicht mit Zeitverzögerungen zu kämpfen hat, werden viele schriftliche Rechnungen direkt an die Adresse der Hausverwaltung geschickt.

Verwaltung der Rücklagen für die Instandhaltung

Das Hausgeld oder die Mietzahlungen enthält nicht nur das Geld für die monatlichen Ausgaben und die Bezahlung der Dienste des Verwalters. Ein bestimmter Anteil wird an ein separates Konto weitergeleitet, um dort Rücklagen für die Instandhaltung gebildet. Ist der Auftraggeber ein Vermieter werden daraus alle Reparaturen und Modernisierungen, die an der Immobilie oder den Mietwohnungen erforderlich werden bezahlt. In einer Eigentümergemeinschaft werden mit den Rücklagen alle Reparaturrechnungen für das Gemeinschaftseigentum bezahlt. Hierzu gehören Malerarbeiten im Hausflur als auch die Erneuerung der Heizungsanlage im Keller. Für Reparaturen in den Wohnungen, die im Sondereigentum der einzelnen Eigentümer stehen, müssen diese zum Großteil selbst aufkommen.

Begehungen durchführen und den Bedarf an Instandhaltungsmaßnahmen prüfen

Lebt der Vermieter oder die Mitglieder der Eigentümergemeinschaft nicht selbst in der verwalteten Immobilie kann der Verwalter ebenfalls mit regelmäßigen Begehungen vor Ort beauftragt werden. Je nach Größe und Lage ist der Verwalter zweimal jährlich oder auch monatlich vor Ort. Die Begehung beschränkt sich in der Regel auf das Gemeinschaftseigentum wie das Grundstück, der Hausflur, Keller oder Dachboden. In diesen Bereichen wird zum Beispiel überprüft, ob Beschädigungen oder auch Vandalismus festgestellt werden kann. Alle festgestellten Mängel werden den Eigentümern entweder unverzüglich mitgeteilt oder im Wirtschaftsplan festgehalten. Eine weitere Aufgabe in diesem Zusammenhang stellt die Einhaltung der Hausordnung dar. Versperren Fahrräder oder Kinderwagen die Fluchtwege im Hausflur wird dies ebenso wie andere Verstöße unverzüglich mit den betreffenden Bewohnern besprochen.

Kostenvoranschläge einholen und Einsparpotenzial prüfen

In großen Wohnanlagen werden jährlich immer wieder Reparaturen erforderlich. Einige sind der natürlichen Abnutzung geschuldet, während andere wie etwa der Austausch der Schlösser, durch das Verlieren von Schlüsseln eigentlich vermeidbar wären. Die Hausverwaltung vergleicht Angeboten und holt Kostenvoranschläge ein. Je nachdem wie weitreichend die Aufgabenfelder gestreut sind, werden die Angebote an die Eigentümer zur Entscheidung überreicht oder die Auswahl des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses selbst getroffen. Einige Anbieter bieten in den vergangenen Jahren verstärkt Energieberatungen an. Hierzu gehört Dämmungen, Heizanlagen oder die Fenster auf Einsparpotenzial zu prüfen, um den Wert der Immobilien in Zukunft noch weiter zu steigern und den Energieverbrauch zu senken.

Die Jahresabrechnung erstellen und den Eigentümern zukommen lassen

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Einmal pro Jahr erhält die Eigentümergemeinschaft sowie die Mieter eine Abrechnung der Rechnungssummen, die tatsächlich im vergangenen Jahr entstanden sind. Handelt es sich um eine Immobilie, in der Strom und Heizenergie nicht einzeln abgerechnet werden, kann auf der Jahresabrechnung entweder ein Plus vorhanden sein oder auch eine Nachzahlung erforderlich wären. Der Verwalter stellt sicher, dass das Guthaben an die Mieter oder Eigentümer ausgezahlt wird und setzt ein Zahlungsziel für die Nachzahlung oder bietet alternativ bei hohen Summen eine Ratenzahlung an. Auf Wunsch muss der Verwalter auch Belege in Form von Kopien aller Rechnungen beifügen. Anhand dieser Unterlagen lässt sich die Berechnung leicht überprüfen, um eventuelle Fehler zu Ihren Ungunsten zu entdecken.

Eigentümerversammlungen einberufen und Wirtschaftsplan vorlegen

Zu einem weiteren Aufgabenfeld gehört die Einberufung der Eigentümerversammlung. Diese findet je nach Abmachung entweder einmal oder auch mehrfach pro Jahr statt. Die Hausverwaltung übernimmt bei vermieteten Objekten auch die Leitung von Mietertreffen. Hierbei werden die Mieter zum Beispiel über anstehende Modernisierungsmaßnahmen und deren Details informiert. Auf der Eigentümerversammlung stellt der Verwalter zusätzlich den Wirtschaftsplan für das nächste Jahr vor. Hierauf steht die Höhe der aktuellen Rücklage für Instandhaltungen sowie die zu erwartenden Reparaturen und Sanierungen. Erteilen Sie Eigentümer diesen Plänen grünes Licht, obliegt es dem Verwalter diese Beschlüsse umzusetzen und die Eigentümer über alle aktuellen Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten.

Verknüpfung der Hausverwaltung mit Hausmeistertätigkeiten

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Einige Hausverwaltungen haben das Serviceangebot auch auf Hausmeisterdienste ausgeweitet. Dies hat für die Kunden den Vorteil diese aus einer Hand zu erhalten und darüber hinaus öfter Berichte zum aktuellen Zustand zu erhalten, da sich die Hausmeister deutlich öfter vor Ort befinden als es für einen Verwalter typisch wäre. Diese Zusatzleistung macht sich speziell in großen Gebäudekomplexen schnell bezahlt, da Unternehmer die Bürogebäude anmieten diesen Service erwarten und nicht selbst die Lampen oder Glühbirnen in den Fluren ersetzen möchten.

Tätigkeiten rund um die Vermietung von Wohn- und Geschäftsräumen übernehmen

Aus einigen Kapitalanlegern sind in den letzten vermehrt Investoren geworden, die nicht nur regional Immobilien erwerben. Gehören Sie zu diesen Personen oder haben Sie eine Immobilie in einer entfernten Stadt geerbt, sind Hausverwaltungen ideal, um für die Mieter als Ansprechpartner vor Ort zu fungieren. Dies erspart es Ihnen zum Beispiel für Übergaben anzureisen oder sich für eine Neuvermietung extra frei nehmen zu müssen. Die Verwaltung gibt Ihnen auch die Chance zunächst über etwas Bedenkzeit zu verfügen, was Sie mit der Immobilie in Zukunft planen möchten.

FAQ

Die Dienste einer Hausverwaltung in Anspruch zu nehmen bringt sowohl für Vermieter als auch Eigentümer spezifische Vorteile mit sich. Vermieter, die häufig Beruf und Familie besitzen müssen somit nicht permanent vor Ort oder erreichbar sein und können diese unverzichtbaren Tätigkeiten in die fähigen Hände des Verwalters legen. Speziell der kaufmännische Bereich liegt nicht allen Menschen, die sich entschlossen haben, ein Mehrfamilienhaus als Altersvorsorge zu erwerben. Die Verwalter halten sich auch bei Gesetzesänderungen immer auf dem Laufenden und ersparen den Eigentümern Gesetzestexte und Paragrafen auswendig zu lernen. Für eine Eigentümergemeinschaft ist ebenfalls die Professionalität und Erfahrung ein großer Vorteil, da diesen den Personen aus den eigenen Reihen oft vollkommen fehlt. Der Verwalter fungiert zudem sehr oft als Mediator, der zwischen streitenden Parteien vermittelt, um ein möglichst einstimmiges Ergebnis in den Abstimmungen zu erzielen.

Hausverwalter gehört leider nicht zu den geschützten Berufsbezeichnungen, sodass sich im Prinzip jeder so nennen kann. Im Idealfall verfügt der zukünftige Verwalter über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und einige Jahre Berufserfahrung im Management von Immobilien. Seriöse Anbieter haben weder Probleme damit die Qualifikationen der Mitarbeiter offenzulegen noch auf Wunsch auch Referenzen zu nennen. Diese können Sie kontaktieren, um nach den Erfahrungen mit dem Dienstleister zu fragen.

Hier gibt es unterschiedliche Fristen. Die Abrechnung der Nebenkosten für Mieter muss spätestens nach 12 Monate nach dem 31. Dezember des letzten Jahres erfolgen. Der Abrechnungszeitraum erstreckt sich jeweils auf ein komplettes Kalenderjahr. Für Eigentümergemeinschaften gilt diese Frist nicht. Da natürlich auch diese Personen von Nachzahlungen nicht erst Jahre später erfahren möchten, ist es ratsam mit dem ausgewählten Verwalter einen Zeitraum festzulegen, in welchem Sie jährlich die Bereitstellung der Abrechnungen sowie aller Belege als Kopie erwarten.

Die verspätete Abrechnung ist in Eigentümergemeinschaften speziell für Mitglieder, welche das Sondereigentum vermieten sehr problematisch. Als Vermieter sind diese an die 12 Monate betragende Frist gebunden, in welcher die Mieter die Nebenkostenabrechnung in den Händen halten müssen. Fehlen den Vermietern die erforderlichen Unterlagen kann dieser Verpflichtung nicht nachgekommen werden und die Mieter müssen mitunter auf eine zu erwartende Nachzahlung länger warten, als akzeptabel ist. Es ist daher bereits bei der Auswahl des Dienstleisters wichtig einen Anbieter zu wählen, der mit der Geduld der Auftraggeber nicht zu leichtfertig umgeht.

Nicht alle von der Eigentümerversammlung getätigten Abstimmungen besitzen auch Gültigkeit. Werden etwa Änderungen an der Hausordnung vorgenommen oder Gemeinschaftseigentum in Sondereigentum geändert muss zwingend eine einstimmige Mehrheit vorliegen. Entstehen Streitereien über Reparaturen kann auch eine Mehrheit von ¾ aller Stimmberechtigten eine Entscheidung treffen. In einigen Fällen spiele auch die Eigentumsanteile eine wichtige Rolle. Erreichen diese Eigentümer nicht mindestens 50 % der Eigentumsanteile ist diese Entscheidung ebenfalls ungültig. Modernisierungen wie Fassaden, Dacheindeckungen und Erneuerungen der Elektrik müssen ebenfalls häufig einstimmig erfolgen. Weigert sich ein Eigentümer hartnäckig seine Zustimmung zu den Bauarbeiten zu geben, kann diese auch gerichtlich eingefordert werden, sollte die Immobilie zum Beispiel durch Löcher im Dach Gefahr laufen unbewohnbar zu werden.

Die Beauftragung ohne Einholung der Erlaubnis der Eigentümer ist nur möglich, wenn die beauftragten Serviceleistungen diese Dienstleistung ebenfalls umfassen. Viele Eigentümer schätzen es über die Beauftragung von Handwerkern per E-Mail oder telefonisch in Kenntnis gesetzt zu werden. Zusätzlich haben Sie die Chance der neuen Hausverwaltung eine Liste an Handwerkern, mit denen Sie bereits gute Erfahrungen gesammelt haben zu übermitteln und die Verwalter zu bitten, bevorzugt diese Handwerksbetriebe zu engagieren.

Übernimmt der Verwalter die Besichtigung von Mietwohnungen oder Geschäftsräumen, muss dieser auch in der Lage sein den Energieausweis vorzulegen. Viele Verwalter weisen unerfahrene Immobilienbesitzer von selbst auf diesen Umstand hin und kennen meist auch erfahrene Anbieter, die zeitnah und zu günstigen Konditionen Energieausweise erstellen. Liegt für die Immobilie noch kein Energieausweis vor, ist es ratsam auf dieses Angebot einzugehen. Der Ausweis besitzt 10 Jahre Gültigkeit und verursacht somit keine großen Zusatzkosten.

Tritt ein Wasserschaden durch einen Rohrbruch auf, wissen die Mieter mitunter nicht sofort wie richtig zu reagieren ist oder wo das Wasser im Haus abgedreht werden kann. Erfahrene Verwalter stellen zu diesem Zweck oft eine Mobiltelefonnummer für den Notfall zur Verfügung. Diese ist 24 Stunden am Tag sowie am Wochenende erreichbar. Als Vermieter sollten Sie darauf hinweisen, dass diese Nummer wirklich nur für Notfälle reserviert ist und nicht um Lärmbelästigungen in der Nacht durch die Nachbarn zu melden.

Seit dem 1. August 2018 muss jeder, der Dienste im Immobilienmanagement anbietet über einen nachweisbaren Versicherungsschutz verfügen. Diese Versicherung wird unter dem Namen Vermögensschadenshaftpflicht angeboten. Versichert sind alle Beschädigungen an den Immobilien, die nachweislich auf die Arbeit des Verwalters zurückzuführen sind. Fragen Sie daher gezielt nach dieser Versicherung und den darin vereinbarten Höchstsummen pro Schadensfall.

Die Abrechnung für die Hausverwaltung kann nach verschiedenen Prinzipien erfolgen. Entweder wird jede Leistung einzeln abgerechnet oder es wird eine monatliche Pauschale vereinbart. In einigen Fällen ist der Verwalter als Mitarbeiter für die Wohnungsgesellschaft angestellt und erhält ein monatliches Gehalt. Der Kostenbeitrag für die Hausgemeinschaft teilen sich entweder pro Einheit auf oder auch anhand der Eigentumsanteile. Hier hängt viel von der Verteilung der Flächen ab. Sind diese annähernd identisch, wird auch mit einer Abrechnung pro Einheit niemand benachteiligt.